Planfix-Integration

Integrieren Sie SMSBAT mit Planfix CRM, um Viber- und SMS-Nachrichten direkt aus Planfix-Aufgaben und Chats zu senden. In diesem Leitfaden werden die Einrichtung, die Vorlagenkonfiguration und die Chat-Automatisierung behandelt.

Übersicht

Die SMSBAT-Integration mit Planfix ermöglicht Ihnen:

• Senden Sie Viber- und SMS-Nachrichten aus Planfix-Aufgaben an Kunden
• Erstellen Sie automatisch Aufgaben aus eingehenden Chat-Nachrichten
• Öffnen Sie Chats erneut, wenn Kunden antworten
• Verfolgen Sie den Status der Nachrichtenzustellung in Planfix

Voraussetzungen

• Ein aktives SMSBAT-Konto mit API-Anmeldeinformationen
• Ein Planfix-Konto mit Administratorzugriff
• Eine genehmigte Viber Business-Nachrichtenvorlage (für Transaktionsnachrichten)

Schritt 1: Verbinden Sie die Integration

1.1 Aktivieren Sie die Chat-API in Planfix

Navigieren Sie in Ihrem Planfix-Konto zu Kontoverwaltung > Integrationen > Chats > Planfix Chat API.

Wählen Sie die SMSBAT-Integration aus der Liste aus und aktivieren Sie sie.

1.2 Integrationsparameter konfigurieren

Füllen Sie die Integrationseinstellungen mit den von SMSBAT bereitgestellten Anmeldeinformationen aus:

Parameter	Beschreibung
URL anfordern	Die von SMSBAT bereitgestellte URL zum Empfangen von Anfragen
Autorisierungsschlüssel	Ihr SMSBAT-Autorisierungsschlüssel
Anbieter	smsbat
Benachrichtigungs-URL	Die Webhook-URL zum Empfangen von Lieferbenachrichtigungen von Planfix, z. B. https://api.smsbat.com.ua/planfix/auth/uuid=...
Anbieter-ID	smsbat
Planfix-Autorisierungsschlüssel	Autorisierungsschlüssel für Planfix-Seite
Aufgabenvorlage	Wählen Sie die Vorlage aus, die zum Erstellen von Aufgaben mit Chat
Kontaktvorlage	Wählen Sie die Vorlage zum Erstellen neuer Kontakte aus

!!! Info „Anmeldeinformationen erhalten“ Kontaktieren Sie den SMSBAT-Support unter help@smsbat.com, um Ihre Integrations-Anmeldeinformationen (Anfrage-URL, Autorisierungsschlüssel und Benachrichtigungs-URL) zu erhalten.

1.3 Einstellungen zur Aufgabenerstellung

Konfigurieren Sie, wie Planfix mit eingehenden Chat-Nachrichten umgeht:

• Erstellen Sie eine neue Aufgabe, wenn für diesen Kontakt keine aktiven Aufgaben vorhanden sind - Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihr Workflow kurze Interaktionen oder Lead-Verarbeitung umfasst, bei der jede Anfrage eine neue Aufgabe erstellen soll.
• Wenn Ihre Verkaufszyklen länger sind oder Sie fortlaufenden Support leisten, ist es besser, bestehende Aufgaben erneut zu öffnen, um den vollständigen Gesprächsverlauf mit dem Kunden zu behalten.

Schritt 2: Vorlage und Chat-Automatisierung einrichten

2.1 Konfigurieren Sie die Begrüßungsvorlage

Vereinbaren Sie mit dem Kunden eine Vorlage für eine Begrüßungsnachricht. Verwenden Sie zum Starten des Chats eine Vorlage für Transaktionsnachrichten, da diese kostengünstiger ist als eine Werbenachricht.

2.2 Einrichten der Aufgabenvorlage

Fügen Sie die genehmigte Begrüßungsnachrichtenvorlage zum Beschreibungsfeld der Aufgabenvorlage hinzu. Beim Erstellen einer Aufgabe wird der Text aus der Beschreibung als erste Nachricht an den Kunden gesendet.

Beispiel für die Konfiguration einer Aufgabenvorlage:

Feld	Wert
Aufgabenname	„Viber-Geschäftsanfrage“
Telefon	Telefonnummer des Kunden
Gegenpartei	Kundengegenpartei
Beschreibung	Ihre genehmigte Vorlage für Begrüßungsnachrichten

2.3 Arbeitsablauf für schnelle Interaktionen

Wenn Ihr Arbeitsablauf eine schnelle Verarbeitung erfordert, bei der Sie keine langen Lead-Gespräche führen müssen:

1. Bearbeiten Sie die Chat-Anfrage des Kunden
2. Antworten Sie dem Kunden über den Chat in der Aufgabe
3. Setzen Sie den Aufgabenstatus auf Abgeschlossen
4. Wenn der Client eine neue Nachricht sendet, wird automatisch eine neue Aufgabe erstellt (sofern das Kontrollkästchen aus Schritt 1.3 aktiviert ist).

2.4 Workflow für laufende Gespräche

Wenn Sie nicht für jede Kundennachricht eine separate Aufgabe erstellen möchten, richten Sie die Automatisierung der Chat-Wiedereröffnung ein.

2.4.1 Chat per Transaktionsnachricht erneut öffnen

Erstellen Sie ein Automatisierungsszenario, das ausgelöst wird, wenn sich der Status einer Aufgabe in Abgeschlossen oder Fertig ändert:

Szenario: „Chat erneut öffnen“

Einstellung	Wert
Ereignis	Feldwert geändert
Feld	„Chat starten“
Bedingungen	Chat starten = Ja UND Status in (Abgeschlossen, Fertig)
Filterlogik	1 UND 2

Aktionen:

1. Fügen Sie einen Kommentar mit der Begrüßungsnachrichtenvorlage hinzu (Benachrichtigung des Kontakts als Empfänger).
2. Setzen Sie das Feld „Chat starten“ auf aktiviert
3. Aktualisieren Sie das geplante Fertigstellungsdatum auf das aktuelle Datum + 1 Stunde

2.4.2 Chat bei neuem Kommentar erneut öffnen

Erstellen Sie Automatisierungsszenarien, die den Chat erneut öffnen, wenn ein neuer Kommentar hinzugefügt wird (entweder von einem Lead/Kunden oder von einem Mitarbeiter):

Szenario: „Chat erneut öffnen (Mitarbeiter)“

Einstellung	Wert
Ereignis	Kommentar hinzugefügt passende Bedingungen
Bedingungen	Status in (Abgeschlossen, Erledigt) UND Kommentarautor = Mitarbeiter
Filterlogik	1 UND 2

Aktionen:

1. Ändern Sie den Status auf In Bearbeitung
2. Aktualisieren Sie das geplante Fertigstellungsdatum auf das aktuelle Datum + 1 Stunde
3. Aktualisieren Sie den Aufgabennamen mit dem aktuellen Zeitstempel und den Kundeninformationen

Szenario: „Chat (Client) erneut öffnen“

Einstellung	Wert
Ereignis	Kommentar hinzugefügt passende Bedingungen
Bedingungen	Status in (Abgeschlossen, Fertig) UND Kommentarautor = Kontakt
Filterlogik	1 UND 2

Aktionen:

1. Ändern Sie den Status in Neu
2. Aktualisieren Sie das geplante Fertigstellungsdatum auf das aktuelle Datum + 1 Stunde
3. Aktualisieren Sie den Aufgabennamen mit dem aktuellen Zeitstempel und den Kundeninformationen

Schritt 3: Senden von Nachrichten (Lead-Benachrichtigungen)

Benachrichtigungsempfänger

Stellen Sie beim Senden eines Kommentars (Benachrichtigung eines Leads) sicher, dass der Kontakt (Lead) als Empfänger in der Benachrichtigungsliste markiert ist. Beachten Sie, dass der Status des Kontrollkästchens je nach Bedingungen variieren kann. Überprüfen Sie ihn daher vor dem Senden.

3.1 Kontrollkästchen deaktiviert – Der Kunde erhält die Nachricht nicht

Wenn das Kontrollkästchen des Leads in der Empfängerliste deaktiviert ist, erhält der Kunde die Benachrichtigung nicht. Damit können Sie interne Kommentare nur für Ihr Team sichtbar machen.

3.2 Kontrollkästchen aktiviert – Der Kunde erhält die Nachricht

Wenn das Kontrollkästchen des Leads aktiviert ist, wird die Nachricht über Viber oder SMS über SMSBAT an den Kunden gesendet.

3.3 Nachrichtenzustellung überprüfen

Lieferstatus in Planfix prüfen

Klicken Sie auf das Häkchensymbol neben einer gesendeten Nachricht, um den Zustellungsbericht für alle Empfänger dieses Kommentars anzuzeigen.

Überprüfen Sie dies im Lieferbericht

Der Zustellbericht sollte den Kunden als Empfänger mit dem Status Gesendet (ohne Fehlerstatus) anzeigen. Der Bericht zeigt das Datum, den Kanal (Chat-API), die Telefonnummer des Empfängers und den Lieferstatus.

Best Practices

Vorlagen-Setup

• Verwenden Sie Transaktionsnachrichten-Vorlagen für die Chat-Initiierung (kostengünstiger als Werbeaktionen)
• Halten Sie Begrüßungsnachrichten prägnant und relevant
• Testen Sie die Vorlage vor der Einführung mit einer kleinen Gruppe

Aufgabenverwaltung

• Verwenden Sie separate Aufgabenvorlagen für verschiedene Viber Business-Nachrichtentypen
• Aktivieren Sie die Checkbox zur automatischen Aufgabenerstellung, wenn Sie kurze, einmalige Anfragen bearbeiten
• Halten Sie Aufgaben für laufende Kundenbeziehungen offen, um den Chatverlauf zu bewahren

Automatisierung

• Richten Sie Szenarien für die Wiedereröffnung von Kommentaren von Mitarbeitern und Kunden ein
• Nutzen Sie geplante Fertigstellungstermine, um SLA zu verfolgen
• Konfigurieren Sie Benachrichtigungsempfänger sorgfältig, um unbeabsichtigte Nachrichten zu vermeiden

Fehlerbehebung

Nachrichten werden nicht gesendet

1. Überprüfen Sie, ob die Integrationsanmeldeinformationen in den Planfix-Einstellungen korrekt sind
2. Überprüfen Sie, ob die Telefonnummer des Kontakts das richtige Format hat
3. Stellen Sie sicher, dass der Lead in der Kommentarbenachrichtigungsliste als Empfänger markiert ist
4. Überprüfen Sie, ob die Nachrichtenvorlage genehmigt ist

Aufgaben werden nicht automatisch erstellt

1. Bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen „Neue Aufgabe erstellen, wenn keine aktiven Aufgaben vorhanden sind“ aktiviert ist
2. Überprüfen Sie, ob die Aufgabenvorlage korrekt konfiguriert ist
3. Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungs-URL richtig eingestellt ist

Chat wird nicht wieder geöffnet

1. Überprüfen Sie, ob die Automatisierungsszenarien aktiv sind
2. Überprüfen Sie, ob die Statusbedingungen mit Ihren Workflow-Status übereinstimmen
3. Stellen Sie sicher, dass das Feld „Chat starten“ richtig konfiguriert ist

Nächste Schritte

• SMSBAT API – Erfahren Sie mehr über das Senden von Nachrichten über die API – Cascade API – Richten Sie die Nachrichtenübermittlung über mehrere Kanäle ein
• Nachrichtentypen – Entdecken Sie die verfügbaren Nachrichtentypen
• Lieferstatus – Lieferstatus verstehen