Ga naar inhoud

Planfix-integratie

Integreer SMSBAT met Planfix CRM om Viber- en sms-berichten rechtstreeks vanuit Planfix-taken en chats te verzenden. Deze handleiding behandelt de installatie, sjabloonconfiguratie en chatautomatisering.

Overzicht

Dankzij de SMSBAT-integratie met Planfix kunt u:

  • Stuur Viber- en sms-berichten naar klanten vanuit Planfix-taken
  • Creëer automatisch taken op basis van inkomende chatberichten
  • Heropen chats wanneer klanten antwoorden
  • Volg de bezorgstatus van berichten binnen Planfix

Vereisten

  • Een actief SMSBAT-account met API-referenties
  • Een Planfix-account met beheerderstoegang
  • Een goedgekeurd Viber Business-berichtsjabloon (voor transactionele berichten)

Stap 1: Verbind de integratie

1.1 Schakel de Chat API in Planfix in

Navigeer naar Accountbeheer > Integraties > Chats > Planfix Chat API in uw Planfix-account.

Selecteer de SMSBAT-integratie uit de lijst en schakel deze in.

Planfix Chat API-integratie met SMSBAT ingeschakeld

1.2 Integratieparameters configureren

Vul de integratie-instellingen in met de door SMSBAT verstrekte inloggegevens:

Parameter Beschrijving
Verzoek-URL De URL die door SMSBAT wordt verstrekt voor het ontvangen van verzoeken
Autorisatiesleutel Uw SMSBAT-autorisatiesleutel
Aanbieder smsbat
Meldings-URL De webhook-URL voor het ontvangen van bezorgmeldingen van Planfix, b.v. https://api.smsbat.com.ua/planfix/auth/uuid=...
ProviderId smsbat
Planfix-autorisatiesleutel Autorisatiesleutel voor Planfix-zijde
Taaksjabloon Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken voor het maken van taken met chat
Contactsjabloon Selecteer de sjabloon voor het maken van nieuwe contacten

Integratieparameterformulier

Inloggegevens verkrijgen

Neem contact op met SMSBAT-ondersteuning op help@smsbat.com om uw integratiegegevens te ontvangen (aanvraag-URL, autorisatiesleutel en meldings-URL).

1.3 Instellingen voor het maken van taken

Configureer hoe Planfix inkomende chatberichten verwerkt:

  • Maak een nieuwe taak als er geen actieve taken zijn bij deze contactpersoon - Schakel deze optie in als uw workflow korte interacties of leadverwerking omvat, waarbij elke aanvraag een nieuwe taak moet creëren.
  • Als uw verkoopcycli langer zijn of als u voortdurende ondersteuning biedt, is het beter om bestaande taken te heropenen om de volledige gespreksgeschiedenis met de klant te behouden.

Opties voor chatintegratie – selectievakje voor het maken van taken

Stap 2: Sjabloon- en chatautomatisering instellen

2.1 Configureer de begroetingssjabloon

Spreek met de klant een sjabloon voor een begroetingsbericht af. Gebruik een sjabloon voor een transactioneel bericht om de chat te starten, omdat dit kosteneffectiever is dan een promotiebericht.

2.2 Het taaksjabloon instellen

Voeg de goedgekeurde begroetingssjabloon toe aan de taaksjabloon beschrijvingsveld. Wanneer een taak wordt aangemaakt, wordt de tekst uit de omschrijving als eerste bericht naar de opdrachtgever gestuurd.

Voorbeeld van taaksjabloonconfiguratie:

Veld Waarde
Taaknaam Viber zakelijk verzoek
Telefoon Telefoonnummer van klant
Tegenpartij Tegenpartij van de klant
Beschrijving Uw goedgekeurde begroetingssjabloon

Taaksjabloonconfiguratie

2.3 Snelle interactieworkflow

Als uw workflow een snelle verwerking omvat waarbij u geen lange leadgesprekken hoeft te voeren:

  1. Verwerk de chataanvraag van de klant
  2. Beantwoord de klant via de chat in de taak
  3. Stel de taakstatus in op Voltooid
  4. Wanneer de client een nieuw bericht verzendt, wordt er automatisch een nieuwe taak aangemaakt (als het selectievakje uit stap 1.3 is ingeschakeld)

2.4 Workflow voor lopende gesprekken

Als u niet voor elk klantbericht een afzonderlijke taak wilt maken, stelt u de automatisering van het heropenen van chats in.

2.4.1 Chat opnieuw openen via een transactiebericht

Maak een automatiseringsscenario dat wordt geactiveerd wanneer de status van een taak verandert in Voltooid of Gereed:

Scenario: "Chat opnieuw openen"

Instelling Waarde
Evenement Veldwaarde gewijzigd
Veld Chat starten
Voorwaarden Chat starten = Ja EN Status in (Voltooid, Klaar)
Filterlogica 1 EN 2

Acties:

  1. Voeg een opmerking toe met de begroetingssjabloon (waarbij de contactpersoon als ontvanger wordt geïnformeerd)
  2. Zet het veld 'Start chat' op aangevinkt
  3. Update de geplande opleverdatum naar huidige datum + 1 uur

Automatiseringsscenario — Chat opnieuw openen

2.4.2 Chat opnieuw openen bij nieuwe reactie

Creëer automatiseringsscenario's die de chat opnieuw openen wanneer een nieuwe opmerking wordt toegevoegd (van een lead/klant of van een medewerker):

Scenario: "Chat opnieuw openen (werknemer)"

Instelling Waarde
Evenement Commentaar toegevoegd overeenkomende voorwaarden
Voorwaarden Status in (Voltooid, Klaar) EN Auteur van commentaar = Medewerker
Filterlogica 1 EN 2

Acties:

  1. Wijzig de status naar In uitvoering
  2. Update geplande opleverdatum naar huidige datum + 1 uur
  3. Werk de taaknaam bij met de huidige tijdstempel en klantinformatie

Automatiseringsscenario — Chat opnieuw openen (werknemer)

Scenario: "Chat opnieuw openen (client)"

Instelling Waarde
Evenement Commentaar toegevoegd overeenkomende voorwaarden
Voorwaarden Status in (Voltooid, Klaar) EN Auteur van commentaar = Contact
Filterlogica 1 EN 2

Acties:

  1. Wijzig de status naar Nieuw
  2. Update geplande opleverdatum naar huidige datum + 1 uur
  3. Werk de taaknaam bij met de huidige tijdstempel en klantinformatie

Automatiseringsscenario — Chat opnieuw openen (client)

Stap 3: Berichten verzenden (Leadmeldingen)

Ontvangers van meldingen

Wanneer u een opmerking verzendt (een lead op de hoogte stelt), zorg er dan voor dat de contactpersoon (lead) is aangevinkt als ontvanger in de notificatielijst. Houd er rekening mee dat de status van het selectievakje kan variëren afhankelijk van de omstandigheden. Controleer dit dus voordat u het verzendt.

3.1 Selectievakje niet aangevinkt - Klant zal het bericht niet ontvangen

Als het selectievakje van de lead in de lijst met ontvangers is uitgeschakeld, ontvangt de klant niet de melding. U kunt dit gebruiken om interne opmerkingen alleen zichtbaar te laten voor uw team.

Aanvinkvakje voor melding uitgeschakeld: klant ontvangt het bericht niet

3.2 Selectievakje aangevinkt - Klant zal het bericht ontvangen

Als het selectievakje van de lead is aangevinkt, wordt het bericht via Viber of sms via SMSBAT naar de klant verzonden.

Aanvinkvakje voor melding aangevinkt - klant ontvangt het bericht

3.3 Berichtbezorging verifiëren

Controleer de bezorgstatus in Planfix

Klik op het vinkje naast een verzonden bericht om het ontvangstrapport voor alle ontvangers van die opmerking te bekijken.

Bezorgingsvinkje bij een verzonden bericht

Controleer dit in het afleverrapport

Op het afleverrapport moet de klant als ontvanger worden weergegeven met de status Verzonden (zonder foutstatus). Het rapport toont de datum, het kanaal (Chat API), het telefoonnummer van de ontvanger en de bezorgstatus.

Beste praktijken

Sjabloon instellen

  • Gebruik transactionele berichtsjablonen voor chatinitiatie (kosteneffectiever dan promo)
  • Houd begroetingsberichten beknopt en relevant
  • Test de sjabloon met een kleine groep voordat u deze uitrolt

Taakbeheer

  • Gebruik afzonderlijke taaksjablonen voor verschillende Viber Business-berichttypen
  • Schakel het selectievakje voor het automatisch aanmaken van taken in als u korte, eenmalige vragen behandelt
  • Houd taken open voor lopende klantrelaties om de chatgeschiedenis te behouden

Automatisering

  • Stel heropeningsscenario's voor zowel medewerkers als klanten in
  • Gebruik geplande voltooiingsdata om SLA bij te houden
  • Configureer de ontvangers van meldingen zorgvuldig om onbedoelde berichten te voorkomen

Problemen oplossen

Berichten worden niet verzonden

  1. Controleer of de integratiegegevens correct zijn in de Planfix-instellingen
  2. Controleer of het telefoonnummer van de contactpersoon het juiste formaat heeft
  3. Zorg ervoor dat de lead is aangevinkt als ontvanger in de lijst met opmerkingenmeldingen
  4. Controleer of de berichtsjabloon is goedgekeurd

Taken worden niet automatisch aangemaakt

  1. Bevestig dat het selectievakje "Een nieuwe taak maken als er geen actieve taken zijn" is ingeschakeld
  2. Controleer of de taaksjabloon correct is geconfigureerd
  3. Controleer of de meldings-URL correct is ingesteld

Chat wordt niet opnieuw geopend

  1. Controleer of de automatiseringsscenario's actief zijn
  2. Controleer of de statusvoorwaarden overeenkomen met uw workflowstatussen
  3. Zorg ervoor dat het veld 'Chat starten' correct is geconfigureerd

Volgende stappen