Tích hợp Planfix

Tích hợp SMSBAT với Planfix CRM để gửi tin nhắn Viber và SMS trực tiếp từ các tác vụ và cuộc trò chuyện của Planfix. Hướng dẫn này bao gồm cách thiết lập, cấu hình mẫu và tự động hóa trò chuyện.

Tổng quan

Việc tích hợp SMSBAT với Planfix cho phép bạn:

• Gửi tin nhắn Viber và SMS cho khách hàng từ các nhiệm vụ của Planfix
• Tự động tạo nhiệm vụ từ tin nhắn trò chuyện gửi đến
• Mở lại cuộc trò chuyện khi khách hàng trả lời
• Theo dõi trạng thái gửi tin nhắn trong Planfix

Điều kiện tiên quyết

• Tài khoản SMSBAT đang hoạt động có thông tin xác thực API
• Tài khoản Planfix có quyền truy cập của quản trị viên
• Mẫu tin nhắn Viber Business đã được phê duyệt (dành cho tin nhắn giao dịch)

Bước 1: Kết nối Integration

1.1 Kích hoạt API trò chuyện trong Planfix

Điều hướng đến Quản lý tài khoản > Tích hợp > Trò chuyện > API trò chuyện Planfix trong tài khoản Planfix của bạn.

Chọn tích hợp SMSBAT từ danh sách và kích hoạt nó.

1.2 Cấu hình tham số tích hợp

Điền vào cài đặt tích hợp bằng thông tin đăng nhập do SMSBAT cung cấp:

| Tham số | Mô tả | |----------||-------------| | URL yêu cầu | URL do SMSBAT cung cấp để nhận yêu cầu | | Khóa ủy quyền | Khóa ủy quyền SMSBAT của bạn | | Nhà cung cấp | smsbat | | URL thông báo | URL webhook để nhận thông báo gửi từ Planfix, ví dụ: https://api.smsbat.com.ua/planfix/auth/uuid=... | | Id nhà cung cấp | smsbat | | Khóa ủy quyền Planfix | Key ủy quyền cho bên Planfix | | Mẫu nhiệm vụ | Chọn mẫu sẽ sử dụng để tạo tác vụ với trò chuyện | | Mẫu liên hệ | Chọn mẫu để tạo liên hệ mới |

Nhận thông tin xác thực

Liên hệ với bộ phận hỗ trợ SMSBAT tại help@smsbat.com để nhận thông tin xác thực tích hợp của bạn (URL yêu cầu, Khóa ủy quyền và URL thông báo).

1.3 Cài đặt tạo tác vụ

Định cấu hình cách Planfix xử lý tin nhắn trò chuyện đến:

• Tạo một nhiệm vụ mới nếu không có nhiệm vụ nào đang hoạt động với người liên hệ này - Bật tùy chọn này nếu quy trình làm việc của bạn bao gồm các tương tác ngắn hoặc xử lý khách hàng tiềm năng trong đó mỗi yêu cầu sẽ tạo một nhiệm vụ mới.
• Nếu chu kỳ bán hàng của bạn dài hơn hoặc bạn cung cấp hỗ trợ liên tục, tốt hơn hết bạn nên mở lại các nhiệm vụ hiện có để lưu giữ toàn bộ lịch sử cuộc trò chuyện với khách hàng.

Bước 2: Thiết lập tự động hóa mẫu và trò chuyện

2.1 Cấu hình mẫu lời chào

Thống nhất mẫu tin nhắn chào mừng với khách hàng. Sử dụng mẫu tin nhắn giao dịch để bắt đầu trò chuyện vì mẫu này tiết kiệm chi phí hơn tin nhắn quảng cáo.

2.2 Thiết lập mẫu tác vụ

Thêm mẫu tin nhắn chào mừng đã được phê duyệt vào mẫu nhiệm vụ trường mô tả. Khi một tác vụ được tạo, văn bản từ mô tả sẽ được gửi đến máy khách dưới dạng tin nhắn đầu tiên.

Cấu hình mẫu nhiệm vụ ví dụ:

Lĩnh vực	Giá trị
Tên nhiệm vụ	Yêu cầu kinh doanh Viber
Điện thoại	Số điện thoại của khách hàng
Đối tác	Đối tác khách hàng
Mô tả	Mẫu tin nhắn chúc mừng đã được bạn phê duyệt

2.3 Quy trình tương tác nhanh

Nếu quy trình làm việc của bạn liên quan đến việc xử lý nhanh chóng và bạn không cần phải duy trì các cuộc trò chuyện kéo dài:

1. Xử lý yêu cầu trò chuyện của khách hàng
2. Trả lời khách hàng qua chat trong tác vụ
3. Đặt trạng thái nhiệm vụ thành Đã hoàn thành
4. Khi khách hàng gửi tin nhắn mới, một tác vụ mới sẽ được tạo tự động (nếu hộp kiểm ở Bước 1.3 được bật)

2.4 Quy trình hội thoại đang diễn ra

Nếu bạn không muốn tạo một tác vụ riêng cho từng tin nhắn của khách hàng, hãy thiết lập tính năng tự động mở lại cuộc trò chuyện.

2.4.1 Mở lại trò chuyện qua tin nhắn giao dịch

Tạo kịch bản tự động hóa kích hoạt khi trạng thái nhiệm vụ thay đổi thành Đã hoàn thành hoặc Xong:

Kịch bản: "Mở lại trò chuyện"

Cài đặt	Giá trị
Sự kiện	Giá trị trường đã thay đổi
Trường	Bắt đầu trò chuyện
Điều kiện	Bắt đầu trò chuyện = Có VÀ Trạng thái ở (Đã hoàn thành, Xong)
Bộ lọc logic	1 VÀ 2

Hành động:

1. Thêm bình luận kèm mẫu tin nhắn chúc mừng (thông báo người liên hệ là người nhận)
2. Đặt trường Bắt đầu trò chuyện thành đã chọn
3. Cập nhật ngày hoàn thành dự kiến thành ngày hiện tại + 1 giờ

2.4.2 Mở lại trò chuyện khi bình luận mới

Tạo các kịch bản tự động hóa để mở lại cuộc trò chuyện khi có nhận xét mới được thêm vào (từ khách hàng tiềm năng/khách hàng hoặc từ nhân viên):

Kịch bản: "Mở lại trò chuyện (Nhân viên)"

Cài đặt	Giá trị
Sự kiện	Bình luận thêm điều kiện phù hợp
Điều kiện	Trạng thái trong (Đã hoàn thành, Hoàn thành) VÀ Tác giả bình luận = Nhân viên
Bộ lọc logic	1 VÀ 2

Hành động:

1. Thay đổi trạng thái thành Đang tiến hành
2. Cập nhật ngày hoàn thành dự kiến thành ngày hiện tại + 1 giờ
3. Cập nhật tên tác vụ với dấu thời gian hiện tại và thông tin khách hàng

Kịch bản: "Mở lại trò chuyện (Khách hàng)"

Cài đặt	Giá trị
Sự kiện	Bình luận thêm điều kiện phù hợp
Điều kiện	Trạng thái trong (Đã hoàn thành, Xong) VÀ Tác giả bình luận = Liên hệ
Bộ lọc logic	1 VÀ 2

Hành động:

1. Thay đổi trạng thái thành Mới
2. Cập nhật ngày hoàn thành dự kiến thành ngày hiện tại + 1 giờ
3. Cập nhật tên tác vụ với dấu thời gian hiện tại và thông tin khách hàng

Bước 3: Gửi tin nhắn (Lead notification)

Người nhận thông báo

Khi gửi nhận xét (thông báo cho khách hàng tiềm năng), hãy đảm bảo người liên hệ (khách hàng tiềm năng) được chọn là người nhận trong danh sách thông báo. Lưu ý rằng trạng thái hộp kiểm có thể thay đổi tùy theo điều kiện, vì vậy hãy xác minh nó trước khi gửi.

3.1 Đã bỏ chọn hộp kiểm - Máy khách sẽ không nhận được tin nhắn

Nếu hộp kiểm của khách hàng tiềm năng không được chọn trong danh sách người nhận, khách hàng sẽ không nhận được thông báo. Bạn có thể sử dụng quyền này để để lại nhận xét nội bộ chỉ hiển thị cho nhóm của bạn.

3.2 Đã chọn hộp kiểm - Khách hàng sẽ nhận được tin nhắn

Nếu hộp kiểm của khách hàng tiềm năng được chọn, tin nhắn sẽ được gửi đến khách hàng qua Viber hoặc SMS qua SMSBAT.

3.3 Xác minh việc gửi tin nhắn

Kiểm tra trạng thái giao hàng trong Planfix

Nhấp vào biểu tượng dấu kiểm bên cạnh tin nhắn đã gửi để xem báo cáo gửi cho tất cả những người nhận nhận xét đó.

Xác minh trong báo cáo giao hàng

Báo cáo gửi sẽ hiển thị khách hàng là người nhận có trạng thái Đã gửi (không có trạng thái lỗi). Báo cáo hiển thị ngày, kênh (API trò chuyện), số điện thoại của người nhận và trạng thái gửi.

Các phương pháp hay nhất

Thiết lập mẫu

• Sử dụng các mẫu tin nhắn giao dịch để bắt đầu trò chuyện (tiết kiệm chi phí hơn so với quảng cáo)
• Giữ tin nhắn chào mừng ngắn gọn và có liên quan
• Kiểm tra mẫu với một nhóm nhỏ trước khi triển khai

Quản lý tác vụ

• Sử dụng các mẫu tác vụ riêng biệt cho các loại tin nhắn Viber Business khác nhau
• Bật hộp kiểm tạo tác vụ tự động nếu bạn xử lý các yêu cầu ngắn, một lần
• Giữ các nhiệm vụ mở cho các mối quan hệ khách hàng đang diễn ra để lưu giữ lịch sử trò chuyện

Tự động hóa

• Thiết lập cả kịch bản mở lại nhận xét của nhân viên và khách hàng
• Sử dụng ngày hoàn thành theo kế hoạch để theo dõi SLA
• Cấu hình người nhận thông báo cẩn thận để tránh các tin nhắn ngoài ý muốn

Khắc phục sự cố

Tin nhắn không được gửi

1. Xác minh rằng thông tin xác thực tích hợp trong cài đặt Planfix là chính xác
2. Kiểm tra xem số điện thoại của liên hệ có đúng định dạng không
3. Đảm bảo khách hàng tiềm năng được chọn là người nhận trong danh sách thông báo nhận xét
4. Xác minh mẫu tin nhắn đã được phê duyệt

Nhiệm vụ không được tạo tự động

1. Xác nhận hộp kiểm "Tạo tác vụ mới nếu không có tác vụ nào đang hoạt động" được bật
2. Kiểm tra xem mẫu tác vụ có được cấu hình đúng không
3. Xác minh rằng URL thông báo đã được đặt đúng

Trò chuyện chưa mở lại

1. Kiểm tra xem các kịch bản tự động hóa có đang hoạt động không
2. Xác minh các điều kiện trạng thái khớp với trạng thái quy trình công việc của bạn
3. Đảm bảo trường Bắt đầu trò chuyện được cấu hình đúng cách

Các bước tiếp theo

• SMSBAT API - Tìm hiểu về cách gửi tin nhắn qua API
• API xếp tầng - Thiết lập gửi tin nhắn đa kênh
• Loại tin nhắn - Khám phá các loại tin nhắn có sẵn
• Trạng thái giao hàng - Hiểu trạng thái giao hàng