Към съдържанието

Интеграция с Planfix

Интегрирайте SMSBAT с Planfix CRM, за да изпращате Viber и SMS съобщения директно от задачи и чатове на Planfix. Това ръководство обхваща настройка, конфигурация на шаблони и автоматизация на чат.

Преглед

Интеграцията на SMSBAT с Planfix ви позволява да:

  • Изпращате Viber и SMS съобщения до клиенти от задачи в Planfix
  • Автоматично създавате задачи от входящи чат съобщения
  • Отваряте отново чатове, когато клиентите отговорят
  • Проследявате статуса на доставка на съобщенията в Planfix

Предварителни изисквания

  • Активен акаунт в SMSBAT с идентификационни данни (credentials) за API
  • Акаунт в Planfix с администраторски достъп
  • Одобрен шаблон за съобщение на Viber Business (за транзакционни съобщения)

Стъпка 1: Свързване на интеграцията

1.1 Активиране на Chat API в Planfix

Отидете до Управление на акаунта (Account Management) > Интеграции > Чатове > Planfix Chat API във вашия акаунт в Planfix.

Изберете интеграцията на SMSBAT от списъка и я активирайте.

Planfix Chat API интеграция със SMSBAT е активирана

1.2 Конфигуриране на параметрите на интеграцията

Попълнете настройките за интеграция с идентификационните данни, предоставени от SMSBAT:

Параметър Описание
Request URL URL адресът, предоставен от SMSBAT за получаване на заявки
Ключ за авторизация Вашият ключ за оторизация към SMSBAT
Доставчик (Provider) smsbat
URL за получаване на известия Webhook URL за получаване на известия за доставка от Planfix, напр. https://api.smsbat.com.ua/planfix/auth/uuid=...
ProviderId smsbat
Ключ за авторизация в Planfix Ключ за оторизация от страната на Planfix
Шаблон за задача (Task Template) Изберете шаблона, който да използвате за създаване на задачи с чат
Шаблон за контакт (Contact Template) Изберете шаблона за създаване на нови контакти

Форма за параметри на интеграция

Получаване на идентификационни данни

Свържете се с поддръжката на SMSBAT на help@smsbat.com, за да получите вашите идентификационни данни за интеграция (Request URL, Authorization Key и Notification URL).

1.3 Настройки за създаване на задача

Конфигурирайте как Planfix обработва входящите съобщения в чата:

  • Създаване на нова задача, ако няма активни задачи за този контакт - Активирайте тази опция, ако вашият работен процес (workflow) включва кратки взаимодействия или обработка на лийдове (потенциални клиенти), при които всяко запитване трябва да създаде нова задача.
  • Ако цикълът на продажбите ви е по-дълъг или предоставяте текуща поддръжка, е по-добре да отворите отново съществуващите задачи, за да запазите пълната хронология на разговорите с клиента.

Опции за интегриране в чат — квадратче за отметка за създаване на задача

Стъпка 2: Конфигурация на Шаблони и Автоматизация на Чата

2.1 Конфигуриране на шаблона за поздрав (Greeting template)

Съгласувайте шаблон на приветствено съобщение с клиента. Използвайте шаблон за транзакционно съобщение, за да инициирате чата, тъй като е по-рентабилен от промоционалното съобщение.

2.2 Настройване на шаблона на задачата (Task Template)

Добавете одобрения шаблон за приветствено съобщение към полето за описание (description field) на шаблона на задачата. Когато се създаде задача, текстът от описанието ще бъде изпратен на клиента като първо съобщение.

Примерна конфигурация на шаблон за задача:

Поле Стойност
Име на задачата Viber Business Заявка
Телефон Клиентски телефонен номер
Контрагент Клиентски контрагент
Описание Вашият одобрен шаблон за приветствено съобщение

Конфигурация на шаблон за задача

2.3 Работен процес с Бързо Взаимодействие (Quick Interactions)

Ако вашият работен процес включва бърза обработка при вас (в случай че нямате нужда от поддържане на дълги разговори):

  1. Обработка на запитването на клиента в чата
  2. Отговорете на клиента чрез чата в задачата
  3. Задайте статуса на задачата на Приключена / Завършена (Completed)
  4. Когато клиентът изпрати ново съобщение, ще бъде създадена автоматично нова задача (ако отметката от Стъпка 1.3 е активирана)

2.4 Работен процес с Текущи разговори (Ongoing Conversations)

Ако не искате да създавате отделна задача за всяко съобщение на клиента, настройте автоматизация за повторно отваряне на чат (reopening).

2.4.1 Повторно отваряне на чат чрез Транзакционно съобщение

Създайте сценарий за автоматизация, който се задейства, когато състоянието на дадена задача се промени на Completed или Done:

Сценарий: "Повторно отваряне на чат (Reopen Chat)"

Настройка Стойност
Събитие (Event) Стойността на полето е променена
Поле (Field) Старт на чат (Start chat)
Условия (Conditions) Start chat = Да И Състоянието (Status) в момента е (Completed, Done)
Логика на филтъра 1 И 2

Действия (Actions):

  1. Добавете коментар с шаблона за приветствено съобщение (с уведомяване на контакта като получател)
  2. Задайте (отметнете) полето Start chat на отметнато
  3. Актуализирайте планираната дата на завършване на текущата дата + 1 час

Сценарий за автоматизация — повторно отваряне на чат

2.4.2 Повторно отваряне на чат при нов коментар

Създайте сценарии за автоматизация, които отварят отново чата, когато се добави нов коментар (независимо дали от лийд/клиент или от служител):

Сценарий: "Reopen Chat (Служител)"

Настройка Стойност
Събитие Добавен е коментар, който отговаря на условията
Условия Статусът е (Completed, Done) И Авторът на коментара е Служител (Employee)
Логика на филтъра 1 И 2

Действия:

  1. Променете състоянието на В ход (In Progress)
  2. Актуализирайте планираната дата на завършване на текущата дата + 1 час
  3. Актуализиране на името на задачата с текущо време (timestamp) и информация за клиента

Сценарий за автоматизация — Отваряне отново на чат (служител)

Сценарий: "Reopen Chat (Клиент)"

Настройка Стойност
Събитие Добавен е коментар, който отговаря на условията
Условия Статусът е (Completed, Done) И Авторът на коментара е Контакт (Contact)
Логика на филтъра 1 И 2

Действия:

  1. Променете състоянието (статуса) на Нов (New)
  2. Актуализирайте планираната дата на завършване на текущата дата + 1 час
  3. Актуализиране на името на задачата с текущо време (timestamp) и информация за клиента

Сценарий за автоматизация — Отваряне отново на чат (клиент)

Стъпка 3: Изпращане на съобщения (Известия на лийдове)

Получатели на известия

Когато изпращате коментар (уведомяване за лийд/проспект), уверете се, че контактът (лийдът) е отметнат като получател в списъка с известия. Обърнете внимание, че състоянието на квадратчето за отметка (checkbox-а) може да варира в зависимост от конкретните условия, така че проверете го преди изпращане.

3.1 Квадратчето за отметка не е маркирано - клиентът няма да получи съобщението

Ако отметката за лийда (контакта) не е маркирана в списъка с получатели, клиентът няма да получи известието. Можете да използвате това, за да оставяте вътрешни коментари, видими само за вашия екип.

Квадратчето за отметка за известията не е маркирано — клиентът няма да получи съобщението

3.2 Квадратчето за отметка е маркирано - Клиентът ще получи съобщението

Ако отметката е маркирана, съобщението ще бъде изпратено на клиента чрез Viber или SMS чрез SMSBAT.

Квадратчето за отметка за известие е маркирано — клиентът ще получи съобщението

3.3 Проверка на доставката на съобщение

Проверете статуса на доставка в Planfix

Кликнете върху символа "отметка" (checkmark) до изпратено съобщение, за да видите доклада за доставка до всички получатели на този коментар.

Отметка за доставка на изпратено съобщение

Проверка в доклада за доставка (delivery report)

Отчетът (докладът) за доставка трябва да показва клиента като получател със статус Изпратено (без състояние на грешка). Отчетът показва датата, канала (Chat API), телефонния номер на получателя и състоянието на доставка.

Добри практики

Настройка на шаблона

  • Използвайте шаблони за транзакционни съобщения, за да инициирате чатове (по-рентабилни от promo съобщенията)
  • Поддържайте приветствените съобщения кратки и релевантни
  • Тествайте шаблона с малка група, преди да го пуснете

Управление на задачи (Task Management)

  • Използвайте отделни шаблони за задачи за различните видове съобщения на Viber Business
  • Активирайте отметката за автоматично създаване на задача, ако обработвате кратки, еднократни запитвания
  • Дръжте задачите отворени за дълги връзки с клиентите, за да запазите историята на чата

Автоматизация

  • Настройте сценарии за повторно отваряне и за коментари на служители, и за клиенти
  • Използвайте планирани дати за завършване, за да проследявате SLA (Споразумение за ниво на обслужване)
  • Конфигурирайте внимателно получателите на известия, за да избегнете непредвидени съобщения

Отстраняване на проблеми

Съобщенията не се изпращат

  1. Проверете дали идентификационните данни за интеграция са правилни в настройките на Planfix
  2. Проверете дали телефонният номер на контакта е в правилния формат
  3. Уверете се, че клиентът (lead) е отметнат като получател в списъка за уведомяване (Notification list) за коментари
  4. Проверете дали шаблонът на съобщението е одобрен

Задачите не се създават автоматично

  1. Потвърдете, че е активирана опцията „Създаване на нова задача, ако няма активни задачи“
  2. Уверете се, че шаблонът на задачата е конфигуриран правилно
  3. Уверете се, че URL адресът на известието (Notification URL) е зададен правилно

Чатът не се отваря отново

  1. Проверете дали сценариите за автоматизация са активни
  2. Проверете дали условията за статус отговарят на статусите на вашия работен процес (workflow)
  3. Уверете се, че полето Start chat е правилно конфигурирано

Следващи стъпки